”Turhautunut asiakas otti meihin yhteyttä yrittäessään saada vuosikymmenten aikana kerättyjä lehtileikkeitä järjestykseen. Leikkeitä oli tuhansittain ja ne veivät runsaasti säilytystilaa kotona ja konttorissa. Suurin ongelma oli kuitenkin se, ettei arvokasta materiaalia pystynyt hyödyntämään. Yhteydenoton jälkeen mietimme, miten kaaosta voisi järjestää ja miten talteen otettuja lehtileikkeitä saisi parhaiten hyödynnettyä. Ratkaisuksi asiakkaan ongelmaan syntyi Editan digitaalinen dokumenttiarkisto EDDA”, asiakasjohtaja Raimo Savolainen kertoo.

Asiakkaan tarpeiden mukaisia ratkaisuja

”Asiakkaat tarvitsevat joustavia ja ketteriä ratkaisuja, joita suuret ja keskitetyt tietojärjestelmät eivät tarjoa”, Savolainen sanoo.

Pitkä yhteistyö Suomen Valkoisen Ruusun ja Suomen Leijonan ritarikuntien kanssa laajeni uusien innovaatioiden hyödyntämiseen, kun Edita Publishing rakensi Ritarikunnille EDDAn kuva- ja dokumenttiaineiston tallentamiseen.

”Perinteiset indeksointiin perustuvat hakujärjestelmät ovat osoittautuneet vanhanaikaisiksi ja kankeiksi. EDDAssa olemme panostaneet erityisesti tiedon löydettävyyteen ja käytettävyyteen. EDDAn luomamme, asiakirjojen sisältöihin ulottuva, vapaasanahaku on harvinaisuus sähköissä arkistoissa”, Savolainen kertoo.

EDDA räätälöidään yhdessä asiakkaiden kanssa vastaamaan juuri heidän tarpeita. Tutustumme arkistoitaviin materiaaleihin, jäsennämme tietosisältöjä ja luomme asiasanaston. Asiasanat määritellään yhdessä asiakkaiden kanssa ja ne vastaavat arkistoitavan aineiston sisältöjä. Tämän jälkeen materiaalit digitoidaan ja tallennetaan EDDAan. Asiakirjat nimetään ja metatietojen perusteella arkistoon tallennettua aineistoa voidaan jäsentää ja hakea. Koulutamme asiakkaat skannaamaan ja tallentamaan tiedostot, jolloin he pystyvät itse täydentämään arkistoaan. EDDA on käytettävissä verkossa ja se voi olla kaikille avoin tai rajatun joukon käytettävissä.

Arkistot mielletään usein vanhojen ja pölyisten asiakirjojen varastoksi. Asiakkaat eivät tarvitse vuosikymmenten historiaa hyötyäkseen EDDAsta. EDDAan voidaan tallentaa mikä tahansa dokumentti, esimerkiksi muistio, sähköposti, verkkouutinen tai valokuva, eikä sen tarvitse olla päivää vanhempi. Tarvittaessa EDDAan tallennetut tiedot ovat luovutettavissa Kansallisarkistolle.

Sähköisen arkiston luominen on suuri työ, mutta sen hyödyt ovat pitkäaikaisia. EDDAssa tiedot kulkevat mukana ja vastaukset ovat käden ulottuvilla.

Teksti: Paula Häkämies, viestinnän opiskelija