”En frustrerad kund kontaktade oss för att få ordning på tidningsurklipp som samlats under årtiondena. Det fanns tusentals urklipp som tog upp mycket förvaringsutrymme hemma och på kontoret. Det största problemet var dock att det värdefulla materialet inte kunde utnyttjas. Efter att kunden kontaktat oss började vi fundera på hur manskulle kunna få ordning på kaoset och hur de sparade urklippen bäst kunde utnyttjas. Som en lösning på kundens problem föddes Editas digitala dokumentarkiv EDDA”, säger kunddirektör Raimo Savolainen.

Lösningar efter kundbehov

”Kunderna behöver flexibla och smidiga lösningar som stora, centraliserade informationssystem inte erbjuder”, säger Savolainen.
Det långa samarbetet med ordnarna Finlands Vita Ros och Finlands Lejon utvidgades till utnyttjande av innovationer, då Edita Publishing utvecklade EDDA för arkivering av bild- och dokumentmaterial.

”Traditionella söksystem som baserar sig på indexering har visat sig vara gammalmodiga och osmidiga. I EDDA har vi särskilt satsat på sökbarhet och användbarhet. Fritextsökningen som vi skapat för EDDA , och som sträcker sig till dokumentinnehållet, är sällsynt när det gäller elektroniska arkiv”, säger Savolainen.

EDDA skräddarsys tillsammans med kunderna så att det svarar upp mot den enskilde kundens specifika behov. Vi bekantar oss med det material som ska arkiveras, disponerar datainnehåll och skapar ett ämnesordsregister. Ämnesorden definieras tillsammans med kunderna och de motsvarar innehållet i materialet som ska arkiveras. Därefter digitaliseras materialet och sparas i EDDA. Dokumenten namnges utifrån metadata, och material som sparats i arkivet kan sökas och analyseras. Vi utbildar kunderna i att skanna och spara filer, så att de själva kan komplettera arkivet. EDDA ligger online, och det kan vara öppet för alla eller bara för en begränsad grupp.

Arkiv uppfattas ofta som lager för gamla, dammiga handlingar. Kunderna behöver inte ha en historia som sträcker sig långt bakåt i tiden för att dra nytta av EDDA. Vilka dokument som helst kan sparas i EDDA – till exempel en promemoria, ett e-postmeddelande, en webbnyhet eller ett foto, och de behöver inte vara äldre än en dag. Vid behov kan information som sparats i EDDA överlåtas till finska Nationalarkivet.
Att skapa ett elektroniskt arkiv kräver mycket arbete, men fördelarna är långvariga. I EDDA har kunderna alltid med sig informationen och svaren finns nära till hands.

Text: Paula Häkämies, student (communication)